Placé sous l'autorité de la Secrétaire générale, agent chargé de :
- l'accueil téléphonique du public sur le site de l'Hôtel du Département : renseigner et orienter le public vers les services
- de la gestion du planning des salles de réunion du site - de l'enregistrement des colis livrés à l'accueil
- de l'enregistrement du courrier déposé à l'accueil avant sa transmission au service courrier
Qualifications obligatoires
- Techniques d'accueil, règles de communication
- Fonctionnement du standard téléphonique et des annuaires
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Outlook, Intranet)
- Techniques de communication téléphonique
- Techniques de recherche d'information
- Techniques de gestion de planning
Qualifications autres
- Organisation et organigramme de la collectivité
- Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
- Directives et procédures d'instruction des dossiers
- Procédures de transmission des demandes
Les savoir-faire
- Travailler en équipe
- Appliquer les règles de communication et de protocole
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations, Adapter son intervention aux différents publics, Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes, Favoriser l'expression de la demande, Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, Orienter vers les personnes et services compétents, Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Gérer un système de mesure de la fréquentation, Gérer un planning de réservation
Les savoir-être
- Amabilité, courtoisie
- Disponibilité, réactivité
- Sens aigu des relations humaines
- Discrétion professionnelle - devoir de réserve
Particularités liées au poste
- Garant de l'image du service public et de la collectivité auprès des usagers
- Travail en guichet d'accueil
- Tenue vestimentaire spécifique
Si ce poste vous intéresse, vous pouvez contacter le pôle emploi mobilité, qui vous mettra en relation avec l'agent proposant son poste à la permutation.
En cas d'accord entre les parties, il conviendra de remplir un formulaire (à récupérer auprès du pôle emploi, mobilité) accompagné de votre lettre de motivation et CV puis soumettre l’ensemble à vos hiérarchies respectives pour validation.
Un entretien sera ensuite organisé avec les directions concernées, avant que les demandes de permutation ne soient transmises pour approbation finale de l'autorité territoriale.
Contact : pôle emploi mobilité : emploi@lotetgaronne.fr