Placé·e sous l’autorité de la directrice administrative et financière, agent chargé d’apporter une aide permanente aux directeurs et chefs de service de la DGA en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers de la direction générale adjointe.
Les activités principales du poste sont les suivantes :
- Accueil physique et téléphonique, planification et organisation matérielle des réunions, gestion des agendas des directeurs et chefs de services, gestion des déplacements,
- Réalisation / mise en forme de travaux de bureautique
Courrier :
- Ouverture et tri du courrier par service
- Enregistrement courrier départ et arrivée et gestion chrono, gestion sous AIRS Courrier
- Mise en forme /saisie de courriers / publipostage/ envoi dans le respect de la charte graphique du Département,
- Suivi des instances de la direction : Suivi des demandes DGS (transmission aux directions et services, s’assurer des réponses dans les délais…)
- Rédiger des courriers, assurer les publipostages,
Rapports et notes :
- Rapports VP / commissions / CP/sessions (Gedelib) : saisie et veille sur la qualité formelle des rapports- respect des circuits de validation du processus décisionnel de la collectivité, en lien avec le service de l’Assemblée,
- Mise en forme de différents rapports (orientations budgétaires, rapport d’activités..) notes d’information, …
- Divers travaux de mise en forme (diaporama / modèle de documents, formulaires, tableau sous Excel…)
- Suivi des parapheurs,
- Photocopies diverses
Secrétariat de commissions spécialisées :
- Ordre du jour, convocation, gestion dématérialisée des rapports, établissement des comptes-rendus,
Suivi et tenue de tableaux de bords à la demande des directions :
- Tableau récapitulatif de suivi de tous les rapports
- Suivi des évaluations et plan de formation des ATTEE
Classement et archivage :
- Organisation du classement physique et numérique des dossiers de la direction sous le serveur commun « dgam »
- Gestion des chronos notes par direction,
- Classement de dossiers numériques et physiques
- Bordereaux d’élimination des documents périmés et de versement aux Archives départementales.
- Gestion commandes des fournitures et documentation pour les directions, gestion des copieurs de services de la DGA
Suivi des projets et activités des directions :
- Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne du secrétariat/ Préparation de dossiers avant réunions / anticipation des besoins des services / Rappeler les échéances pour les respecter /
- Appui en secrétariat auprès des services de la direction et participation à l’organisation de manifestions organisée par la DGARE
- Saisie de frais de déplacement des ATTEE, « Chœur en scènes », journée de cohésion…
- Remplacement des autres assistants de direction de la DGARE