La Direction Enfance-Famille (DEF) organise et met en œuvre les moyens relatifs à la prévention, la protection et l'accompagnement des familles pour assurer, selon des modalités adaptées, les besoins et prises en charge des enfants et des jeunes âgés de 0 à 21 ans. La DEF s'inscrit dans un travail de transversalité avec les autres directions pour assurer l'ensemble de ses missions. L’équipe de Coordination Administrative et Financière assure la gestion administrative et financière des mesures au titre de l'Aide Sociale à l'Enfance décidées par le·la Directeur·rice Enfance-Famille et les Cadres du Pôle Prévention et Protection.
Cadre général d'intervention :
Sous l'autorité hiérarchique et fonctionnelle directe du·de la Responsable du Pôle Administratif et Financier, l’agent·e instructeur·rice ASE assure l'instruction administrative et la saisie des informations relatives aux mineurs et jeunes majeurs du département dans le cadre des mesures de PPE. Il·elle participe aux réunions de la Direction Enfance-Famille ainsi qu'aux groupes de travail internes ou inter-partenariaux pour lesquels il·elle aura été mandaté·e.
Activités du poste :
- Gestion des appels téléphoniques et des messages électroniques.
- Orientation des appels selon les demandes et prise de messages pour les Cadres du Service Prévention et Protection de l’Enfance.
- Réception, traitement et archivage des messages électroniques.
Gestion administrative :
- Saisie informatique de l'intégralité des données administratives relatives aux mineurs, Mineurs Non Accompagnés (MNA) et jeunes majeurs du département bénéficiant d'une prestation de l’Aide Sociale à l'Enfance (ASE) dans le logiciel métier.
- Enregistrement des documents et envoi aux équipes ASE des Pôles ASE (en CMS) et établissements/services pour mise au courant et suivi des mesures dans le cadre de procédures départementales allant de l’admission jusqu’à la sortie.
- Préparation des parapheurs (courriers, prises en charge administratives…).
- Transmission aux cadres du Service Prévention et Protection de l’Enfance des documents administratifs nécessitant une validation.
- Instruction des demandes de mesures administratives et de mesures judiciaires relevant de l’ASE (Réception, enregistrement et classement).
- Transmission de notes et de rapports aux autorités judiciaires.
- Vérification de la complétude des dossiers administratifs dans le respect des règles du circuit en Protection de l’Enfance.
- Formalisation et maintien des liens avec l’ensemble des collègues de la DEF, des établissements/services, des lieux d’accueil, des partenaires, des différents prestataires pour la constitution, la mise à jour et la clôture des dossiers des mineurs et des jeunes majeurs bénéficiant d’une prestation de l’ASE.
- Consultation de l’activité des jeunes confiés à partir de tableaux de bord Excel.
Gestion financière :
- Saisie informatique de l'intégralité des données financières relatives aux mineurs, Mineurs Non Accompagnés (MNA) et jeunes majeurs du département bénéficiant d'une prestation de l’Aide Sociale à l'Enfance (ASE) dans le logiciel métier.
- Saisie et instruction des demandes d’aides financières relevant de l’ASE (engagements, mandatements).
- Demande de création/suppression de tiers en fonction de la nature des prises en charge au service interne concerné.
- Préparation des parapheurs (courriers, prises en charge financières…).
- Transmission aux Cadres du Service Prévention et Protection de l’Enfance des documents financiers nécessitant une validation : réception, transmission pour avis et signature puis intégration des devis (ou autres documents financiers) dans le logiciel métier.
- Compte tenu de la présence d’activités spécifiques, la fiche de poste reste évolutive en fonction des besoins et des dispositifs de la DEF.